Что такое электронное актирование и как оно работает
30.05.2022
Приглашаем 10 декабря на круглый стол Комитета МТПП по теме "Госзакупки 2025". Мероприятие бесплатное при обязательной регистрации по ссылке. Возможно участие онлайн.
С 1 января 2022 обмен документацией при исполнении госконтрактов по 44-ФЗ (приемка ТРУ – товаров, работ, услуг) осуществляется в электронной форме через ЕИС, а не в бумажном виде.
До этой даты электронное актирование не было обязательным. Заказчики по желанию могли предусмотреть его в контракте.
Зачем переходить на электронное актирование
Вот какие выгоды вы получите от перехода на электронное актирование:
- сэкономите время и деньги благодаря электронной передаче документов: не придется ездить друг к другу или отправлять бумажные документы курьером, почтой и т. д.;
- снизите затраты на хранение и проверку документов, в том числе архивных;
- упростите процесс согласования приемки, поскольку функционал ЕИС позволяет сразу выбрать нужную форму документа, скорректировать его при необходимости через личный кабинет;
- все документы будут в одном месте, доступны в любое время, тем самым вы минимизируете риск путаницы и потери экземпляров, как при бумажном актировании;
- снизите риск технических ошибок, так как не придется каждый раз вручную печатать акты и прочее;
- обеспечите идентичность информации: будет проще сопоставить и привести в соответствие информацию в контракте и документах о приемке благодаря размещению их на одном ресурсе;
- получите возможность собирать статистические данные для анализа;
- упростите передачу документов в контролирующие органы: все будет в ЕИС, не потребуется дополнительно распечатывать и отправлять бумажные экземпляры;
- вся система закупок станет более прозрачной и понятной.
Электронное актирование поможет оптимизировать закупки, в том числе процесс оплаты контракта: оплачивать контракты теперь нужно на основании документа о приемке, сформированного с использованием ЕИС.
Опыт работы с документами в электронном формате
С 2017 года в рамках системы ЕАСУЗ в Московской области функционирует Портал исполнения контрактов (ПИК). На этом ресурсе осуществляется актирование по контрактам в Московской области в электронном виде. Опыт использования участниками закупок ПИК ЕАСУЗ показал, что электронное актирование прозрачно, в том числе с точки зрения контроля со стороны профильных ведомств.
Алгоритм актирования
По закупкам, размещенным до 1 января, форму актирования определяет заказчик на свое усмотрение, то есть допускается и бумажный вариант. Но для торгов, проведенных с 1 января, изменения обязательны: актирование при исполнении контрактов должно быть только в электронном виде.
Что вам предстоит делать в рамках электронного актирования
Когда вы выполнили обязательства по контракту, подготовьте через личный кабинет (ЛК) в ЕИС документы, по которым будет производиться сдача-приемка поставленного товара, выполненных работ или оказанных услуг. Заказчик к моменту исполнения контракта откроет вам доступ в ЕИС для электронного обмена документацией.
Предварительно проверьте доступ в ЛК и настройки.
Сам алгоритм работы простой:
- Сформируйте в ЛК нужный документ (акт, счет-фактура и т. д.), проверьте правильно ли вы его заполнили. Если требуется, дополните его или скорректируйте. Не забывайте соблюдать сроки подачи закрывающих документов, установленные контрактом, ведь следуя договоренностям, вы зарабатываете положительную репутацию. Заказчик получит закрывающие документы от вас в течение часа.
- Дальше заказчик сделает свой ход: проверит и подпишет документацию или направит вам мотивированный отказ. Сроки ответа обозначены в контракте, но 44-ФЗ ограничивает их: заказчик должен отреагировать в течение 20 рабочих дней. Если этого не происходит, вы можете обратиться с жалобой на его действия в ФАС, поскольку срок оплаты по контракту зависит от даты приемки ТРУ со стороны заказчика. Чем дольше заказчик тянет с ответом, тем позднее вы получите оплату.
- Если вы получили отказ от подписания документов сдачи-приемки, исправьте недостатки, на которые указал заказчик. Затем передайте ему скорректированные документы, используя ЕИС. Повторите процедуру при необходимости.
Когда обе стороны подписали документы, товары, работы и услуги получают статус принятых. Дальше заказчик должен оплатить контракт. Если оплаты нет, т. е. заказчик не выполняет свои обязательства, мы можем помочь.
Поскольку процедура актирования посредством ЕИС для многих участников торгов стала новой, важно знать, что она имеет технические особенности. Если вы в закупках недавно, то можете столкнуться со сложностями при размещении и передаче закрывающих документов. Не стесняйтесь просить помощи у профессионалов: наши юристы изучили все аспекты процедуры электронной приемки, протестировали ее, разобрали часто встречающиеся ошибки и готовы вас направить и подсказать, как действовать.
Особенности нового формата актирования
Профильные ведомства дали разъяснения в отношении актирования через ЕИС:
- Письмо Минфина № 24-03-05/396 от 11 января 2022 содержит информацию, что документы должны оформляться по единым правилам: стоимостные показатели требуется округлять до второго десятичного знака после запятой.
- Казначейство в письме № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022 ответило на другой вопрос: допускается размещать в ЕИС несколько пакетов закрывающих документов на одном этапе исполнения контракта.
- Письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021 предусматривает специальный сервис в ЕИС для упрощения актирования в строительной сфере.
- Минтранс в письме № Д2/32814-ИС от 27 декабря 2021 дал рекомендацию, какую форму актов использовать для приемки работ по строительству автомобильных дорог.
- Минстрой в письме № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021 отразил рекомендацию о форме акта приемки объектов капитального строительства.
Все разъяснения формируются на основе анализа процесса электронного актирования, ваших обращений в различные ведомства. Поэтому говорите о проблемах, задавайте вопросы в Общественные приемные, пишите, звоните. Вместе мы сможем наладить работу и найти нужные ответы.
Новости госзакупок от ГК «Ценный Контракт»
Если вы занимаетесь закупками и хотите первыми получать свежие новости и кейсы, подписывайтесь на нашу рассылку
Теперь вы будете первыми узнавать о новостях из мира госзакупок и получать полезные предложения и акции
